¿Qué es una factura electrónica y cómo elaborarla?

La digitalización  y la tecnología está llegando a cada rincón. Las transacciones y el mundo financiero no son una excepción a este proceso y cada vez son más las gestiones que se pueden realizar en línea. En este caso, vamos a hablar de la factura electrónica, un documento muy útil que permite tener la información sobre las transacciones mucho más a mano.

Sigue leyendo para conocer todos los detalles sobre ella.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital con validez legal que refleja un intercambio entre dos partes, siendo una de ellas la compradora y otra la vendedora. En ella aparece el importe de la compra, así como los impuestos sujetos a la operación.

Así, la factura electrónica supone una obligación para las dos partes. Por un lado, la persona que vende debe entregar el producto o servicio. Por otro, el cliente tiene la obligación de pagar el importe acordado por el mismo.

Es decir, recoge los mismos datos que una factura tradicional pero está digitalizada, lo que facilita su acceso, permite ahorrar tiempo y reduce el riesgo de pérdida o extravío.

Otro de los beneficios de este documento es que reduce el uso de papel. Por tanto, se trata de una opción más responsable con el medioambiente.

¿Para qué sirve?

La factura electrónica se utiliza para registrar una transacción comercial o una operación de compraventa. Al estar reconocida legalmente sirve de respaldo ante cualquier problema que pueda suceder.

¿Qué apartados tiene una factura electrónica?

Para que una factura electrónica sea válida debe contener los siguientes apartados:

• Número: se debe incluir la serie de la factura para facilitar el orden a la autoridad tributaria y al contribuyente. La mayoría de plataformas generan este número de manera automática.
• Fecha de emisión: conocer el día en el que se pactó la operación es fundamental para asignarla a un ejercicio o a otro.
• Datos del emisor: deben aparecer los datos de quien emitió la factura, es decir, de quien vendió. En general, debe contener la razón social, el Código de Identificación Fiscal y el domicilio fiscal.
• Datos del receptor: se necesitan básicamente los mismos datos que del emisor. Es necesario recoger información de ambas partes para mostrar que hay un acuerdo.
• Tipo: existen distintas tipologías de facturas. Es necesario indicar de cuál es cada una.
• Uso: también debes indicar para qué vas a utilizar dicha factura.
• Concepto: indica cuáles son los productos o servicios que se intercambian en la operación.
• Descripción: aquí se explica más detalladamente lo que se ha indicado en el concepto.
• Importes: se debe indicar cuál es el precio del producto o servicio objeto de la traducción, los impuestos que se aplican al mismo y  los posibles descuentos. Todo ello debe aparecer desglosado.
• Registro mercantil: es importante que también incluyas el régimen que aparece en la Agencia Tributaria.
• Moneda: aunque en el caso de las transacciones nacionales siempre será la del país, en las internacionales es fundamental que indiques en qué moneda se factura.
• Forma de pago: debes indicar cómo se realizará el pago (al momento, en unos meses, mediante transferencia bancaria, en efectivo…).
• Validación: son los elementos que dan validez a la factura electrónica. Incluye sellos digitales, certificados…
• Vencimiento: indica hasta qué fecha es posible realizar el pago.
• Observaciones: es un apartado opcional en el que indicar detalles adicionales de la operación.

Esperamos haberte ayudado a entender qué es una factura electrónica, para qué sirve y los apartados que debe contener. No dudes en preguntarnos si tienes cualquier duda o sigue leyendo nuestro blog para saber más sobre las últimas tendencias en el mundo de los negocios.